企业会议预约系统
2021-09-10
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企业会议室 预定解决方案

第一节、系统介绍

在组织机构中,会议预订者往往存在这样的疑惑:我急需会议室的时候,为什么总找不到合适的办公室;为什么我要走遍办公室的每一处去寻找临时举行会议的地方;为什么我要打扰别人工作来查询会议室能不能用等一系列问题。

传统的会议预约安排全部依赖人工的上传下达,还需要协调其他部门,对会议资源的使用进行安排,没有一套有效的对人、对时间、对资源、对过程的可记录管理,导致整个会议程序预定复杂、手续繁琐、响应时间长、效率低,所以上述的一些疑惑就会出现。

我司针对以上情况,研发出的DMRS会议室预约管理系统,可以让会议组织者不受时间、地点的限制,轻松的通过网络在后端实现会议室查询、预定、管理、使用等功能。在此系统里,会议室及会议资源可以更好的协调,不仅提高企业的办事效率,而且提升了企业的形象。DMRS会议室预约管理系统以其简便快捷的操作帮助企业规范电子化管理会议室资源,提高会议室的使用率,节省会议组织者的时间,提高企业的办事效率。

第二节、系统组成

会议预约管理系统由:服务器控制端、网络平台、终端网络播放器、显示设备四部分组成。

  1. 服务器控制端:

会议室管理、用户管理、预定会议室、我到预定等

2.网络平台:

终端访问服务器的网络的通道, 系统支持多个网络平台,主要支持:局域网、广域网、DDN专网、无线WI-FI、3G、ADSL等网络

3.多媒体播放器:

播放本会议室当前、当天、自定义时间段中的会议信息,所有会议室当天会议信息

4.显示设备:

包括液晶显示器/电视(LCD)、等离子电视(PDP)、微显示电视(DLP)、 全彩LED大屏幕、CRT电视、投影仪、多屏幕拼接电视墙等

第三节:系统运行环境

1、服务器硬件运行环境

  • CPU :Intel 双核2.0 GHz或以上

  • 内存:2GB内存或以上

  • 硬盘:320GB硬盘空间大小或以上

2、服务器软件运行环境

  • 操作系统: windowsXP/2003/ Win7/(推荐windows 7)

  • IE浏览器:IE 8/9(推荐IE8)

第二章:系统安装

1.安装多媒体控制系统

安装控制软件:本系统属于绿色安装版,只要将光盘“控制软件”目录下面的/vs整个目录拷贝到/D盘即可,系统数据库及其系统文件都在vs目录下。第一次使用只需要点击“安装”即可,会出现黑色DOS窗口闪过.说明数据库已经安装完毕.(win7系统需要点击右键——以管理员身份运行)

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运行控制软件:先将加密狗插入服务器USB接口上、然后点击 “后台服务”会启动两个黑色窗口,这个就是后台服务不能关闭,

2.登录多媒体控制系统

本系统采用B/S架构,直接在浏览器输入登录地址即可进入系登陆地址http://服务器ip地址:8512/vm

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第三章:快速使用系统

一、管理会议室

管理会议室 可在主界面点击image4.png进入管理会议室界面 如下图所示

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新增会议室的基本信息然后保存,在本界面中可以新增会议室信息、修改会议室信息、删除会议室信息。

二、部门管理

部门管理可通过点击image6.png进入后在点击image7.png进入部门管理界面。如下图所示

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在本界面中 可以添加部门、修改部门、删除部门

三、角色管理

角色管理可通过点击image9.png进入角色管理界面 如下图所示

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在本界面中 可添加角色、修改角色名称、删除角色、修改权限

权限管理如下图所示

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点击权限出 可出现权限选择界面如下图所示

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可进行修改权限

四、用户管理

用户管理可通过点击image13.png进入用户管理界面如下图所示

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在本界面中可添加用户、修改用户、删除用户

五、个人管理

个人管理可通过image15.png进入个人管理界面如下图所示

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在本界面中可以修改自己的个人信息

六、公共邮箱管理

公共邮箱管理可以点击image17.png后在点击image18.png进入界面如下图所示

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在本界面中设置公共邮箱、修改邮箱信息 此邮箱会在用户预定会议室选择通知方式为邮箱时使用

七、查询及预订

查询及预订通过点击image20.png进入界面如下图所示

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在本界面中查询符合您条件到会议室并可以进行预订

八、会议室详情

会议室详情可通过点击image22.png后点击image23.png可进入界面如下图所示

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在本界面中可以查看该会议室中本周到预订详情以及预订

九、预订

会议室预定需要填写要预定的会议室和参加的部门及部门的人员,所以先要在会议室管理里添加会议室的基本信息和用户管理里添加角色、部门及各个部门人员的基本信息,才能正常预定。

预定会议室可通过image25.png后点击image26.png可进入界面如下图所示

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本界面中可以进行会议室的预订。会议室预定好了后将通过邮件的方式通知参与者开会的具体时间和地点(目前只支持163邮箱)

十、我的预订

我的预订可通过image28.png进入界面如下图所示

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本界面中可以取消会议、修改(修改会议结束时间)。

十一、统计会议室使用

统计会议室使用可以点image30.png进入到如下界面:

image31.png

选择你需要查询的月份或季度(只能选一个)然后点击显示的状态(列表、柱状图、饼图)柱状图列如下:

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十二、统计各部门使用

统计各部门使用点image33.png进入到如下界面:

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选择你要查询的年份、月份或季度(只能选一个)、部门、显示方式(列表、柱状图、饼图)柱状图列:

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十三、会议审批

在角色管理的权限里不同的角色有着不同的权限,有的角色预定会议室需要上级审批同意才能预定成功。下图是不同权限的分配:image36.png

image37.png里点击image38.png如下图:

image39.png

点击image40.png如下图:

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在这里审批人员可以选择会议室预定通过或不通过,还可以修改(修改预定的会议室、会议标题、会议的开始结束时间)如下图:

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十四、当天所有预定

点击image43.png会弹一个网页出来显示今天通过审批后的所有预定成功的会议室、会议主题、会议时间及预定人。如下图:

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image45.png里可以点击会议室的图片查看此会议室的当前状态(是否正在会议或该会议室在等待下一时间段的会议):image46.png

点击图片显示当前状态如图:

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十五、会议预约附在信息发布上

会议预约可以通过信息发布系统将当天所有预定的会议室发送到显示屏上

点击image48.png然后会出来如下图网页 复制该全部网址http://192.168.1.79:8512/vm/showday2.vm?count=1&&imageurl=undefined

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在信息发布系统的节目管理  新增节目 然后点击image50.png添加网页,再把复制的网址粘贴到这里面image51.png点保存,输入场景名后点保存节目就做好了。在终端发布里选择你要发送的终端把这个节目发送到显示屏上就行了。

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